Дисциплина в офисе

В реальности все не столь драматично, но любой руководитель знает, что примерно от 10 до 30% рабочего времени его сотрудники проводят, мягко говоря, не эффективно. Так что же делать? Рабовладелец, в подобных ситуациях, приказывал приковать невольника к столбу и выпороть ленивого. Командир так распекает сержантов, что те, словами и порой кулаками вмиг «вводят в разум» несознательных бойцов. Ну а менеджер, традиционно жонглирует выговорами, штрафами и угрозами увольнения. И все это её величество – дисциплина!
Понятие трудовой дисциплины было впервые сформулировано в начале XX века российским юристом и энциклопедистом Львом Семеновичем Талем. В современном общепринятом понимании, трудовая дисциплина – это обязательное соблюдение всеми работниками установленного набора правил деятельности и поведения, правил внутреннего распорядка предприятия.
Из этого определения вытекает, что дисциплина в офисе должна регулироваться специальными документами: правилами внутреннего распорядка, должностными инструкциями, трудовыми договорами. Основные требования к этим документам – простота и понятность, однозначность толкования, соответствие трудовому законодательству, и самое главное – соответствие специфики организации. При составлении этих документов закладывается основа того, каким будет ваш рабочий коллектив и насколько эффективно, он будет выполнять поставленные перед ним задачи. К составлению этих документов нужно подойти максимально творчески и максимально адаптировать существующие стандартные шаблоны.


При этом нужно учитывать, что в дисциплине и в её качественном обеспечении документально заинтересованы и сами работники. Понятные и справедливые трудовые правила обеспечивают ясность ситуации, эмоциональное спокойствие и комфорт, частично защищают сотрудников от производственных ошибок.
Насколько многообразны формы бизнеса, настолько и специфичны составляющие трудовой дисциплины. Конечно, существуют «непреложные истины», связанные с деловым этикетом, но в остальном, всё очень индивидуально. Давайте рассмотрим некоторые основные точки приложения дисциплины в наших офисах.
1) График работы. Это наиболее общий момент проявления трудовой дисциплины для всех организаций. Подразумевается, если начало рабочего дня определено с 9.00, то и приходить на работу необходимо к этому времени. На практике, довольно распространены опоздания на 10 – 15 минут. В организациях, связанных с прямым обслуживанием клиентов: отделы продаж; банки; call-центры, такие опоздания ведут к потере клиентов и соответственно – прибыли, поэтому сотрудников жестко наказывают штрафами.

Для контроля времени прихода - ухода вводят систему электронных карт. В других организациях, на кратковременные опоздания смотрят более снисходительно. Но, как правило, руководители подразделений используют опоздания для дополнительной нагрузки работников: регулярно опаздываешь по утрам – выйди в субботу и сделай задание. Как правило, график работы – достаточно условное понятие для творческих профессий, которые оцениваются по результату: фотографов, журналистов, рекламщиков.
Важное значение при конт-роле трудового графика имеет и время окончания работы. Сотрудники остро чувствуют несправедливость, если за опоздания их наказывают, а дополнительная переработка по вечерам воспринимается руководством как нормальное явление. Поэтому, очень важно соблюдать баланс и гармонию – если строго спрашивать за опоздания, нужно быть готовым оплачивать сверхурочную работу.
2) Рациональное использование рабочего времени. Это основная «головная боль» руководителей: кофе-брейки и перекуры; беседы с коллегами и решение домашних вопросов; компьютерные игры и чтение; и наконец, увлечение интернетом, вернее, его использование не по рабочей теме.
Работодатели противопоставляют этому видеонаблюдение, блокирование «лишних» программ и функций компьютеров, мониторинг и ограничение телефонного и интернет-трафика. Эти меры в чем-то помогают, но требуют значительных ресурсов на обработку и анализ данных. Причем, данные анализа не застрахованы от субъективности, в силу того, что их осуществляют люди. Кроме того, в лучших традициях поговорки «голь на выдумку хитра», вместо более эффективной работы, сотрудники тратят дополнительное рабочее время на преодоление установленных руководством препятствий.

Наиболее передовым способом контроля являются автоматизированные комплексные программы мониторинга рабочего времени, например CrocoTime и Yaware. На основе мониторинга работы компьютера они в автоматическом режиме рассчитывают продуктивное и непродуктивное время сотрудников. Такие меры контроля часто применяются в консалтинговых, аудиторских, юридических компаниях – тех, которые продают клиенту часы своей работы.
3) Дресс-код. Очень часто допускает различные трактовки. Как известно, умная женщина в понятие «деловой стиль» может включить и пеньюар, что и приводит,
иногда, к спорным ситуациям. Другая крайность – тотальная регламентация внешнего вида сотрудников. Все наверняка помнят историю с дресс-кодом АО «Газпром», где очень скрупулёзно было учтено все: от видов прически, макияжа и маникюра, до фасона, цвета, ткании марок одежды, а так же магазинов, где можно эту одежду приобрести.
В целом, внешний вид сотрудников обычно не является большой проблемой для руководства. Редкие нарушения дресс-кода, как правило, не ведут к прямым потерям для бизнеса и несколько скрашивают трудовые будни офиса.
4) Индивидуальные корпоративные правила связаны с особенностями компаний или их руководителей. Часто они носят неформальный характер. Это различного рода проявления корпоративной философии, факультативы и тренинги для персонала, а так же праздничные мероприятия, тимбилдинг, корпоративный спорт. Однако когда подобные инициативы насаждаются насильно и являются строго обязательными для сотрудников – здоровая инициатива по сплочению и развитию коллектива превращается в унизительную рабскую повинность.

Так какая же она, идеальная дисциплина в офисе?

Тотальный контроль требует очень много ресурсов и снижает мотивацию. Отсутствие контроля чревато последствиями. Истина, как известно, находится посередине.
«Идеальная» дисциплина – это не аналог «железной». Идеальная дисциплина это та, необходимость которой, понимает и персонал, и руководство. Любой офисный
«лентяй» понимает, что приходить на работу нужно вовремя, а в рабочее время нужно работать, а не «сидеть» в социальных сетях. Главное, что бы все дисциплинарные правила были действительно необходимы для эффективной работы, что бы они были четко прописаны и разъяснены, и распространялись на всех сотрудников без исключений. Конечно, наказание за нарушение дисциплины должно быть соответственным и неизбежным.

Вот несколько простых правил, как установить и поддерживать идеальную дисциплину в офисе:
1. Разработать простые, четкие, и главное – необходимые правила внутреннего распорядка. В них должны быть соблюдены как интересы сотрудников, так и интересы компании. 
2. Заранее прописать справедливые меры наказания за нарушение этих правил. Взыскание должно быть равно-
значным нарушению. Ввести систему «первых» предупреждений и их учета.
3. Ознакомить сотрудников с правилами внутреннего распорядка и разъяснить их необходимость. Новых сотрудников заранее информировать о существующих правилах, мерах контроля и наказания.
4. На постоянной основе контролировать соблюдение внутренних правил компании. Цель контроля – соблюдение правил компании, а не поиск компромата на сотрудников.
5. Руководство должно являться примером выполнения корпоративных правил.
6. Наказание за неисполнение принятых правил распространяется на всех без исключения, не взирая на должность и заслуги. 
7. Дополнительные меры по сплочению и развитию коллектива должны опираться на интерес, желание и свободу выбора самого коллектива.
 


Дитмар Лаззо
Журналист
скачать dle 11.3