Кадровое делопроизводство с нуля

Где учат начинающих кадровиков, как они приходят в профессию? На самом деле, очень по-разному. Иногда это совсем без всякого обучения, иногда это бывший бухгалтер, на которого возложили функции кадровка, иногда это менеджер по персоналу, который занимался HR-процедурами, получил себе в нагрузку этот участок. В институтах этому не учат. Хотя, в институте, в части управление персоналом, есть определенный курс, но этого мало. В основном - это курсы повышения квалификации, курсы переподготовки и самообразование.
Начинающему кадровику очень повезло, если он прошел профессиональную переподготовку. Но в регионах чаще всего нет возможности учиться. Здорово, если вы пришли в компанию, а там есть коллеги, которые уже «в теме», начальник отдела кадров, у которого можно поучиться. Это лучший вариант, когда кто-то подскажет. А бывает так, вы пришли, предприятие недавно открылость, нет ни коллег, нет ни начальника отдела кадров, и вы один, все нужно начинать с нуля. Приходится разбираться самостоятельно, топать самостоятельно, набивать шишки.
Сегодня я хочу предложить вам своеобразную «дорожную карту», которая поможет избежать большего количества шишек.

Так вот, вы пришли в компанию, где что-то где-то, как-то было или не было вообще, примите к сведению несколько советов, прежде чем следовать путем кадровика:
если взялись за дело, вникайте в суть каждого процесса;
соберите сведения о структуре компании - это основа работы кадровика (кадровик должен понимать чем занимаются люди в компании, структуру компании);
выстроите отношения с руководителем (надо помнить - вы работаете на руководтеля компании, с четким соблюдением законодательных процедур;
наведите справки о микроклимате в компании – кадры конечная точка решения конфиликтов;
выстроите взаимоотношения с бухгалтерией;
нельзя приступать к разработке локальных нормативных актов или к их коррекции если вы плохо знаете специфику компании, нужно "повариться" в этой компании.

Итак, в путь:
1.Вы должны познакомиться с законодательными актами. Вы не сможете стать специалистом, если не будете их знать. Трудовой кодекс – главная книжка, которая должна быть всегда с вами – это всегда аргумент (на совещаниях, если у вас возник какой-то вопрос, формулировки для ваших документов – вы всегда найдет ответ в трудовом кодексе).
2.Установите и изучите программу, с помощью которой вы будете работать, чаще всего это 1 С (если вы не знаете программы, нужно учиться).
3.Ознакомьтесь с учредительными документами – это кладезь информации для кадровика.
4. Составьте список обязательных документов для работы с кадрами, проверьте что есть, чего нет и в каком состоянии. (Правила внутреннего трудового распорядка, Положение по работе с персональными данными, График отпусков сотрудников, Штатное расписание, Должностные инструкции). В процессе работы вам будет ясен список рекомендуемых в кадровой работе документов, например, если вдруг у вас в компании есть какие-то «мудреные» системы премирования, надбавки, доплаты, то вам не обойтись без «Положения об оплате труда», если вы проводите аттестацию, то надо разработать «Положение об аттестовании».
5. Определяете формы для обязательных документов (формы приказов, заявлений, уведомлений) и утвердите их приказом. Советую сделать формы заявлений, уведомлений, «отшаблонить» их и ознакомить с ними работников. Еще очень важно знать реквизиты документов. Это не будет критично, если вы их нарушите, но это даст вам преимущество, если вы красиво составите документ. К примеру, вы несете документы на подпись, на ознакомление, ваши коллеги, ваши руководители видят, что вы составляете документы «вау, как красиво». Поверьте, это поднимет ваш авторитет.
6. Определяете для себя систему регистрации и нумерации документов. Законодательных требований для регистрации, нумерации, индексации нет. Это то, что вы делаете для собственного удобства. Вы можете их нумеровать даже валовым потоком. Но, как правило приказы нумеруются в пределах календарного года. Кто-то разбивает по видам приказов, кто-то по срокам хранения. Вы сами должны выстроить так, чтобы было удобно. По поводу индексации – это тоже ваша история…
Регистрировать приказы нужно в журналах. Если у вас есть возможность регистрировать приказы в журналах и вы начинающий кадровик, то это очень здорово. Это момент упорядочения документов, прежде всего у вас в голове. Поэтому журналы очень важны. Сделали, записали, зарегистрировали - можно забыть. Там все правильно. Фиксируйте, регистрируйте все свои бумажки, которые выходят из-под вашей руки, или рук ваших подчиненных.
7. Определяете место хранения кадровой документации – это все-таки «персональные данные». Эти документы должны надлежащим образом храниться. Иначе – штрафы! Документы должны быть в отдельном помещении, в ящиках на замке, с ограниченным доступом к ним.
И еще один важный совет для начинающих - не хватайтесь за все сразу, если вокруг хаос, напишите план вхождения в дожность кадровика и начинайте выстраивать работу и через некоторое время вы сможете функционировать в полном объеме, как специалист.

Наталья Милько
Эксперт по кадровому делопроизводству компании «Дмитрий Чуприна & Партнёры»
скачать dle 11.3