Ликбез по оформлению кадровых документов

Продолжаем выяснять тонкости кадрового делопроизводства вместе с экспертом компании «Дмитрий Чуприна & Партнёры» Натальей Милько

Итак, документы должны быть грамотными по содержанию и что не менее важно правильно оформлены.
При составлении любого документа необходимо руководствоваться следующими правилами:
1. Вначале уточняется цель составления документа и вопросы, которые необходимо решить. В соответствии с этим выбирается вид документа –приказ, распоряжение, докладная записка или что-то другое. Кроме того, изучаются законодательные и нормативные акты, регулирующие порядок решения вопросов, поставленных в документе.

2. После этого составляется проект документа с использованием унифицированных форм или трафаретных текстов.
3. После процедуры редактирования и согласования документ окончательно оформляется и подписывается (утверждается).

К тексту готового документа предъявляются следующие требования:
достоверность;
объективность;
логичность и аргументированность выводов;
максимальная краткость при полноте информации;
ясность изложения и однозначность понимания;
продуманность формулировок, тщательный подбор слов.
 
Использование профессиональных терминов должно быть ограничено. Допускаются лишь общепринятые варианты сокращения слов и словосочетаний с обязательной расшифровкой в скобках при первом употреблении.
4. После составления текста документа формулируется его заголовок – обязательный реквизит независимо от вида, содержания и назначения документа. Заголовок чаще всего отвечает на вопрос «о чем?» или «о ком?», согласуется с названием вида документа и является отглагольным существительным. Например, приказ «О предоставлении…»; «Об открытии…». В протоколах, инструкциях, актах, правилах заголовок отвечает на вопрос «кого?» или «чего?». Например, Правила внутреннего трудового распорядка.
5. Если документ включает приложение, в его тексте должна быть отметка об этом. В качестве приложений могут выступать инструкции, правила, поясняющие или дополняющие документы, и т.д.
6. Документы могут быть изготовлены как на чистом листе бумаге, так и на бланке предприятия с угловым или продольным расположением реквизитов. Если документ состоит из нескольких листов, то первый лист документа печатается на бланке с логотипом организации, а второй на чистом листе; не рекомендуется печатать второй лист на бланке с логотипом – это считается дурным тоном.
7. Обязательным реквизитом любого документа является дата составления, согласования, подписания или утверждения, исполнения и т.д. Основной датой считается дата подписания документа или дата зафиксированного в документе события. В информационно-справочных документах и унифицированных формах дата оформляется арабскими цифрами, в нормативных допускается использование словесно-цифрового способа, например, 5 марта 2005 г.
8. Рядом с датой на бланке документа обычно предусмотрено место для регистрационного номера – цифрового или буквенно-цифрового обозначения (Приказ N 8 л/с). Кроме того, регистрационный номер может быть дополнен индексом структурного подразделения, места хранения документов, номера дела по номенклатуре, куда подшит документ, и т.д.
9. Проекты документов, предусматривающих согласование с соответствующими должностными лицами, имеют визы согласования. Виза согласования документа состоит из указания должности визирующего, его подписи и расшифровки, даты.


Работники кадровой службы должны четко знать, без чьих виз документ не может быть представлен на подпись руководителю. Список таких должностных лиц определяет руководство предприятия, чаще всего это работники юридической службы, бухгалтерии и непосредственные руководители. Это очень важно!


10. Обязательный реквизит документа, придающий ему юридическую силу – подпись должностного лица. Договоры подписываются договаривающимися сторонами, документы, составляемые комиссией, – членами комиссии.
11. Подлинность подписи ответственного лица заверяется печатью предприятия или структурного подразделения. Печать содержит полное наименование предприятия на русском языке и место его нахождения. Письма, выполненные на бланке предприятия, не требуют обязательного удостоверения печатью.
12. Некоторые документы, кроме подписания, требуют утверждения. Это предусмотрено для нормативных актов предприятия. Утверждение документа может оформляться с помощью специально изданного документа (приказа, протокола и т.д.) или соответствующего грифа. Гриф располагается в правой верхней части документа. Слово «Утвержден» согласовывается с видом утверждаемого документа, допустим, инструкция будет утверждена, и пишется прописными буквами без кавычек.
13. На некоторых документах необходима резолюция должностного лица. Резолюция – это надпись на служебном документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое им решение. Текст резолюции может содержать распоряжение о решении вопроса или порядке подготовки вопроса. Кроме того, в резолюции должны быть указаны исполнитель, характер и порядок решения вопроса, срок исполнения.
14. После исполнения документа на нем проставляется соответствующая отметка, содержащая информацию об исполнении. Этот реквизит располагается на нижнем поле в левой его части. Для того чтобы в случае необходимости можно было связаться с исполнителем документа, на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа с левой стороны на нижнем поле размещается отметка об исполнителе – фамилия, имя, отчество, номер телефона.
15. Большинство документов изготавливается на бумаге формата А4, А5, А3. Данные форматы обязательны для управленческой документации. Если документ оформляется на двух и более листах, то второй и последующие листы нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля.
16. Рассылка документов – это тоже очень важно, особенно когда есть филиалы. Тогда на оборотной стороне оформляется рассылка, чтобы знать куда этот документ ушел, количество издаваемых экземпляров, какой из экземпляров пошел в адрес, какой в дело.
17. Регистрация документа. Тут есть определенные нюансы.

Если у нас несколько тысяч человек, вести журнал регистрации сложно. Многие пользуются специальными компьютерными программами. Но если есть возможность, то лучше все-таки вести журнал. Регистрация в журналах спасла не одно судебное дело! Если есть возможность записывать, лучше записывать. 
Что касается стандартов оформления документации, то, обычно, все руководствуются инструкцией по делопроизводству, которая составлена в рамках ГОСТа.
Еще один важный момент – приказы никогда не могут содержать исправлений! Если в приказе допущена ошибка, необходимо либо делать новый приказ, либо приказ о внесении изменений. Все делается официально. Зачеркивания и исправления недопустимы!
Надеюсь, эта короткая шпаргалка вам поможет. Желаю удачи!

Наталья Милько
Эксперт по кадровому делопроизводству компании «Дмитрий Чуприна & Партнёры»


Если у вас есть какие-то вопросы или вы хотите подискутировать на какую-нибудь из тем, пишите на почту kadry.chuprina@gmail.com


скачать dle 11.3