Согласование проекта документа снимет бремя ответственности

Эксперт компании «Дмитрий Чуприна & Партнёры» Наталья Милько делится с читателями "УП" правилами согласования документов. Предыдушие выпуски были посвящены оформлению кадровых документов и базовым вопросам кадрового делопроизводства.  

Я вполне разделяю это беспокойство. Ведь вопросы, затрагиваемые в документах, подчас лежат в настолько различных плоскостях, что одному человеку, будь он даже семи пядей во лбу, зачастую непросто или даже невозможно разобраться в тонкостях, скрытых нюансах и возможных последствиях, которые влечет за собой подписание того или иного документа.

Выходом для делопроизводителя в данном случае будет являться процедура согласования проекта документа перед утверждением его руководящим лицом. 
Насколько важно и нужно включать визы согласования и ознакомления с проектом документа заинтересованных лиц при оформлении документа в документ, или это просто обычай делового оборота и лишняя головная боль для делопроизводителей, постараемся разобраться.
Ну, по порядку. Что такое виза? Виза – это реквизит, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа перед принятием единственно верного управленческого решения.

Что нужно знать о согласовании? 

1. Согласование производится в случаях:
•когда документы содержат какие-либо правовые нормы и требуется их экспертиза на предмет соответствия действующим нормативным правовым актам;
•когда они затрагивают интересы других организаций, должностных лиц и т. п. (Заинтересованными считаются структурные подразделения, если в документе содержатся вопросы по направлению деятельности этих подразделений; в их адрес имеются поручения; из числа должностных лиц этих подразделений создаются комиссии или рабочие группы).

2. Каким документом в организации регулируется процедура согласования того или иного документа?
Основным руководством к действию, в котором должен быть прописан порядок согласования документов, является инструкция по делопроизводству. Как показывает мой опыт, многие организации не то что отработанной процедуры согласования не имеют, но и самой инструкции.

3. В каких случаях и проекты каких видов документов на стадии создания требуют согласования?
Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям. Короче, все распорядительные документы компании, контракты, договоры как правило требуют установленной схемы согласования.

4. Какие специалисты и в какой очередности должны согласовывать проект того или иного документа?
Конкретный круг должностных лиц организации, визирующих проект документа, устанавливается самой организацией. Обычно это прописывает в типовой инструкции по делопроизводству, утвержденной в организации. Чтобы раз за разом не изобретать велосипед и не открывать Америку, рекомендую утвердить список согласования для каждого типа деловых бумаг и придерживайтесь его. Но, должности лиц, визирующих проект документа, всегда ниже должностного ранга руководителя, подписывающего (утверждающего) документ. При визировании проект документа последовательно перемещается с более низкого уровня управления на более высокий.

Поясню на примере 

Создается проект документа на сбыт какой-то продукции, производимой вашей компанией. Каким должен быть перечень виз? 
Главный исполнитель документа – это инициатор документа, который в последующем будет вносить в проект документа соответствующие исправления; на нем лежит ответственность за содержание и качество.
Непосредственный руководитель (это может быть начальник отдела сбыта) – на этом этапе проводится первичная экспертиза, выявляются грубые ошибки при составлении документа;
Главный бухгалтер – проводит анализ представленного проекта документа на предмет финансовой корректности, анализирует налоговые риски;
Представитель юридической службы – анализирует представленный документ с точки зрения соблюдения требований действующего законодательства;
Руководитель службы экономической безопасности – проверяет надежность и платежеспособность контрагента и другие аспекты экономической безопасности.
Руководитель службы делопроизводства (секретариат, канцелярия) – осуществляет контроль за соблюдением внутренних нормативных актов, правильностью и грамотностью оформления (стилистика, грамматика).


Резюмируем, процедуру визирования целесообразно осуществлять в следующей последовательности: составитель документа; руководитель структурного подразделения, в котором составлен документ; руководитель финансовой или бухгалтерской службы; руководитель юридической службы (юрист организации), делопроизводитель.

Приказы (распоряжения, решения), издаваемые в организации, в обязательном порядке согласовываются с юридической службой. 

5. Как нужно оформлять визы согласования?
- в виде листа согласования; в виде штампа согласования на оборотной стороне последней страницы проекта документа

6. Замечания.
При наличии замечаний к представленному документу начальник отдела возвращает его на доработку в порядке делопроизводства ответственному за подготовку документа.

7. Сроки согласования.
Во многих организациях, особенно крупных, имеющих сложную структуру, на процедуру согласования нередко уходит до месяца. Длительный срок визирования проекта документа может снизить эффективность принимаемого решения, поэтому целесообразно в Инструкции по делопроизводству или ином локальном нормативном акте по делопроизводству установить определенные временные ограничения на процедуру визирования. Сроки согласования больших по объему и сложных по содержанию документов не должны превышать, как правило, 2-3 дня.
Согласование проекта документа способно снять с сотрудника службы делопроизводства или канцелярии бремя ответственности и свести к минимуму ошибки при составлении и утверждении тех или иных документов компании!

Наталья Милько
Эксперт компании «Дмитрий Чуприна & Партнёры»


Если у вас есть какие-то вопросы или вы хотите подискутировать на какую-нибудь из тем, пишите мне на почту kadry.chuprina@gmail.com




скачать dle 11.3