О чем обязательно должен помнить HR-специалист в конце года

Причем сделать обязательно в силу закона, также есть дела, которые желательно делать на регулярной основе в конце года. В связи с этим, к концу года объем работы у специалиста по кадрам всегда увеличивается. Чтобы успеть сделать все дела и с чувством выполненного долга отдохнуть в новогодние каникулы, нужно все распланировать.
Расскажем, как необходимо выстроить свою работу специалисту по кадрам до конца декабря.
Первое. Обязательно составить и утвердить график отпусков на 2018 год. Разработать и утвердить график отпусков нужно не позднее чем за две недели до нового года. Мы знаем, что график отпусков – инструмент, который оптимизирует процесс предоставления отпусков и святая обязанность работодателя. В случае проверки инспектор труда обязательно обращает внимание на наличие и правильность составления графика и при выявлении нарушений привлекает работодателя к административной ответственности.
Второе. Далее необходимо разработать и утвердить план работы и приказ по воинскому учету на 2018 год. Приказ об организации воинского учета и план работы по осуществлению воинского учета необходимо утверждать и согласовывать в военкомате ежегодно до конца года.
Третье. Обновить штатное расписание. Нужно помнить, что любые изменения в штатном расписании должны быть зафиксированы. Хотя вносить эти изменения в штатное расписание можно в любое время приказом работодателя, специальных сроков для этого законом не установлено. Однако работодатели часто утверждают новое штатное расписание в конце года.

Для составления и утверждения штатного расписания можно использовать унифицированную форму № Т, либо форму, разработанную и утвержденную в компании.
Четвертое. Составить и утвердить номенклатуру дел на 2018 год. Необходимо проверить документы на предмет хранения и подготовить для сдачи в архив. После проведения экспертизы ценностей документов, подготовить для уничтожения те документы, у которых закончился срок хранения. Большинство кадровых документов имеет длительный срок хранения, поэтому к их хранению следует подойти предельно аккуратно.
Пятое. Провести кадровый аудит. Раз в год полезно провести кадровый аудит, который поможет выявить допущенные ошибки или снизить их риски в будущем. А когда этим заняться, если не в конце года?

На что надлежит обратить внимание в первую очередь? 
На наличие и актуальность следующих локальных нормативных актов:
•Правила внутреннего трудового распорядка;
•Положение об оплате труда;
•Положение о защите персональных данных;
•График отпусков;
•Штатное расписание;
•Должностные инструкции;
•другие нормативные акты, например, если работники ездят в командировки, то обязательным будет Положение о командировках.

Убедитесь, что все сотрудники ознакомлены с локальными актами. Получите подписи от тех сотрудников, которые еще не ознакомлены.

Необходимо также взглянуть на содержание трудового договора, на соответствие его законодательству и локальным актам (правильно ли они оформлены, подписаны ли обеими сторонами, желательно, что была отметка о том, что один экземпляр на руках у работника). При выявлении несоответствий заключить дополнительные соглашения.
Затем следует проверить наличие срочных трудовых договоров со сроком действия до 31 декабря. Уведомить работников о прекращении их трудовых договоров, иначе они превратятся в договоры на неопределённый срок.

Также необходимо проверить наличие и правильность оформления следующих документов:
•приказы о приеме, увольнении, переводе;
•приказы о предоставлении отпусков и заявления к ним;
•табели учета рабочего времени;
•личные карточки;
•документы по трудовым книжкам:
•приказ о назначении лица, ответственного за ведение трудовых книжек;
•книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
•приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним;
•трудовые книжки.
Шестое. Подготовить документы для сдачи в архив.
Обычно это делают уже в следующем году. Однако еще в конце года можно определить состав документов, которые нужно будет направить в архив, Напомню, что сдавать в архив нужно документы со сроком хранения более 10 лет через год после завершения по ним дел в делопроизводстве.
Седьмое. Подготовить внутренний отчет отдела кадров.
Если руководство не требует составления отчетности (обычно такое бывает в небольших компаниях), все равно подготовьте эту информацию. Такой отчет может охарактеризовать работу отдела в лучшем свете. Подготовьте такой отчет ради себя. Отразите в нем основные показатели: число приемов, увольнений, переводов, оформленных отпусков и командировок, количество оформленных или доработанных локальных актов, количество успешно решенных трудовых конфликтов и т.д. Вы не только отчитаетесь перед руководством, а сами увидите свою работу, и порадуетесь за себя!
И так, год завершился. Вы проделали большую работу. И теперь проверка компании государственными органами не будет для вас сюрпризом.

Наталья Милько
Эксперт по кадровому делопроизводству компании «Дмитрий Чуприна & Партнёры»

Если у вас есть какие-то вопросы или вы хотите подискутировать на какую-нибудь из тем, пишите на почту kadry.chuprina@gmail.comскачать dle 11.3